Wprowadzenie
W dzisiejszym, niesamowicie dynamicznym, otoczeniu dążenie do efektywności i standaryzacji działań stało się nie tyle celem, co niezbędnym warunkiem przetrwania dla wielu firm oraz organizacji. Nierzadko kwestią zwiększenia potencjału, wzmocnienia wizerunku lub ekspansji na nowe rynki uzależnione jest od zwiększenia zaufania. Dla przykładu posiadanie ISO 9001 w zakresie zarządzania jakością, czy ISO 14001 (zarządzanie środowiskiem) lub standardu IATF dla motoryzacji są wyraźnym sygnałem dla potencjalnych klientów o zaangażowaniu firmy bezpieczeństwo i jakość na najwyższym poziomie. Jest potwierdzeniem, iż od strony biznesowej rozmawiamy wspólnym językiem. Świadczy
o przestrzeganiu międzynarodowych standardów, budując zaufanie do firmy jako wiarygodnego partnera. Ponadto, klienci często czują się pewniej, wybierając właśnie takich dostawców, ponieważ wiedzą, że produkty i usługi spełnią wysokie normy i jest gwarancja zaufania, co może przekładać się na długotrwałe relacje biznesowe.
W tym kontekście, certyfikacja stanowi mocny argument oraz ważne narzędzie, które pomaga osiągnąć i utrzymać wysoki standard, jak również efektywność operacyjną.
Audyt Zerowy – czyli jaki?
Początkiem tej drogi, nierzadko wyboistej i pełnej potencjalnych pułapek, jest wykonanie dokładnej analizy. Bardzo konkretnej oraz przejrzystej weryfikacji naszych działań. Takim właśnie rozwiązaniem jest wykonanie audytu wstępnego, który ma na celu ocenę i identyfikację obszarów wymaganych do spełnienia pożądanych standardów oraz norm.
Jest to narzędzie, które pozwala przygotować się do oceny zgodności w sposób bardziej efektywny i przede wszystkim systematyczny. Daje pełny obraz realnej sytuacji z wnętrza firmy, poparty wywiadami z kadrą, zasad w niej funkcjonujących, jak również stanowić będzie solidny fundament do dalszych działań.
Jedną z głównych korzyści wynikających z audytu wstępnego jest kompleksowa analiza systemu (również nieformalnego) zarządzania. Analiza ta obejmuje ocenę mocnych i słabych stron oraz obszarów, które wymagają doskonalenia. Poprzez precyzyjną identyfikację działania mające na celu poprawę procesów w płynny sposób przekładają się na zwiększenie efektywności. Proces ten składa się z kilku etapów, począwszy od analizy strategii przedsiębiorstwa i celów systemu zarządzania jakością, aż po szkolenie personelu.
Audyt zerowy obejmuje kilka istotnych elementów, takich jak np.:
- przegląd dokumentacji oraz procedur
- obserwacja na miejscu
- rozmowy z kadrą zarządzającą oraz pracownikami
- raport stanowiący zestawienie obserwacji audytowych oraz rekomendacje
Przegląd dokumentacji obejmuje analizę firmy, procedur, instrukcji pracy i innych kluczowych dokumentów. Obserwacja na miejscu polega na obserwowaniu procesów i procedur firmy w praktyce. Natomiast rozmowy z pracownikami pozwalają lepiej zrozumieć, jak wykonują swoje zadania i jak przekłada się to na funkcjonowanie całej organizacji. Raport z kolei pozwala na uzyskanie wglądu w aktualny stan organizacji. Znajdują się w nim również rekomendacje dotyczące działań, które należy podjąć, aby poprawić jakość zarządzania, na przykład przed rozpoczęciem procesu certyfikacji.
Należy zaznaczyć, iż każda firma jest w pewnym sensie unikatowa pod względem swojej struktury organizacyjnej, celów biznesowych i procesów operacyjnych. Audyt Zero umożliwia audytorom spojrzenie na organizację z innej perspektywy i dostosowanie zakresu prac do jej specyficznych potrzeb. Dzięki temu, firma może wzmocnić lub aktywować potencjał w obszarach, które wymagają największej uwagi, przyczyniając się do bardziej efektywnego zarządzania i osiągnięcia pożądanych standardów.
Ważne, aby świadomość, procesy oraz procedury były tak zbudowane, by – zachowując zgodność z wymaganiami normy – dostosować je do specyfiki firmy. Tak, aby nie tworzyły sztucznego oraz niezrozumiałego obrazu, były czytelne i odzwierciedlały naturalne działania w każdym obszarze funkcjonowania.
Jednym z kluczowych aspektów takiego audytu jest również zaangażowanie Kierownictwa dla osiągnięcia oczekiwanych rezultatów. Bez względu na charakter oraz strukturę danej Organizacji osoby decyzyjne nie tylko powinno aktywnie wspierać proces audytu, ale także nadawać mu odpowiednią rangę. Odpowiednie zaangażowanie ze strony Kierownictwa jest ponadto kluczowe dla zapewnienia niezbędnych zasobów oraz wsparcia zarówno dla auditora, jak również dla zaangażowanych w cały proces osób. Stanowi to dodatkowo potwierdzenie, że stabilne, mierzalne oraz procesowe/spójne z celami strategicznymi zarządzanie jest najważniejszym celem dla rozwoju. Przy jednoczesnym pielęgnowaniu sprzymierzeńców stanowi silny fundament do osiągnięcia zamierzonego celu.
Podsumowanie
Audyt wstępny w perspektywie opracowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością w firmie ma ogromne znaczenie. Ewentualne błędy popełnione na wczesnych etapach projektowania często stają się widoczne dopiero podczas wdrażania, dlatego niezbędne jest posiadanie wiedzy i doświadczenia przez osoby uczestniczące w tym procesie.
Skupia się na kluczowych elementach, które są istotne dla przyszłego procesu certyfikacji. Oto najważniejsze z nich:
- Ocena Ryzyka: Audytorzy analizują ryzyka związane z działalnością i identyfikują obszary, które mogą wymagać szczególnej uwagi.
- Przegląd Dokumentacji: Istniejące dokumenty, procedury i wytyczne są dokładnie analizowane w celu zidentyfikowania braków lub niezgodności z daną normą.
- Plan Działania: Na podstawie wyników audytu, plan dalszych działań, określenie następnych kroków, jakie należy podjąć, aby dostosować się do standardów staje się o wiele bardziej przystępne.
- Monitorowanie Postępów: Systematyczne monitorowanie progresu i wprowadzanie niezbędnych korekt, np. w trakcie przygotowań do wdrożenia normy
Dodatkowo, naturalną wynikową audytu jest zdobycie wiedzy, którą można wykorzystać do skrócenia czasu wymaganego do uzyskania certyfikacji. Na przykład poprzez identyfikację obszarów wymagających poprawy, możliwości wdrożenia dobrych i zrozumiałych praktyk tak, aby z bezpiecznym wyprzedzeniem podjąć kroki naprawcze. Te elementy w sposób znaczący skracają w perspektywie czas i zaangażowanie w certyfikację generując zarazem odczuwalne oszczędności w postaci zasobów – również finansowych.
Warto pamiętać, że audyt wstępny to nie tylko pierwszy-ważny krok w kierunku posiadania danej normy, ale także strategiczna inwestycja w podniesienie konkurencyjności na rynku. Jasno nakreśla plan rozwoju, daje poczucie bezpieczeństwa oraz wspólnego celu. Bez względu na wielkość, rodzaj oraz strukturę firmy.
